Поиск     English    
      КФУ
 УНИД
 Научные кадры, подразделения
 НИР
 НИРС
Аспирантура и докторантура
Отдел аттестации научных кадров
Объявления о защитах
 Уникальное оборудование КФУ
 Патентование
 Конференции
  · КФУ
· Прочие
 Конкурсы грантов
 Документы
 Справочники
 Архив
 Где опубликовать научную работу
 Контакт
 Информационная доска
Проект 218
 Карта сайта
 
Конференции

Конференции, проводимые КФУ
Приглашения на конференции

ИНСТРУКЦИЯ
для организаторов и исполнителей мероприятий по проведению конференций

В целях осуществления регистрации научных мероприятий, их организационно-технического и финансового сопровождения, а также представления отчетности о результатах работы определяется следующий порядок прохождения документов:

1. Не позднее 15 октября текущего года в УНИД КФУ представляется заявка (форма 1, направления) на проведение научного мероприятия в следующем календарном году и обоснование (объем - 1 страница) с указанием целей, задач, основных разделов программы и предполагаемых источников финансирования.

2. УНИД КФУ до 15 ноября ежегодно формирует план проведения университетом конференций, симпозиумов, школ, семинаров и т. п. (далее мероприятий) на следующий календарный год.

3. По мероприятиям, не вошедшим в годовой план КФУ, в УНИД КФУ следует представлять утвержденные ректором Дополнения к плану по вышеуказанным формам.

4. Для подготовки и проведения мероприятия создается организационный комитет (далее Оргкомитет) из представителей заинтересованных организаций и предприятий.

Утвержденный Оргкомитет:

  • привлекает к участию в работе научных мероприятий ведущих ученых соответствующих учебных заведений, научных организаций и предприятий;
  • готовит план подготовки и проведения научного мероприятия, его программу, согласовывает пленарные выступления, обеспечивает подготовку и проведение мероприятия на высоком научно-организационном уровне;
  • информирует участников о порядке работы научного мероприятия;
  • обеспечивает отбор докладов и сообщений, представляющих наибольший интерес для заслушивания и своевременное издание сборников тезисов докладов, статей;
  • подготавливает проекты рекомендаций конференции, в которых предусматриваются конкретные предложения по практическому использованию результатов рассмотренных на мероприятиях научных исследований, принимает меры по предварительному согласованию этих предложений с соответствующими организациями, от которых зависит их реализация.

5. При оформлении документов на финансирование мероприятия за счет внешних источников (министерства, фонды, АН РТ, организации и предприятия спонсоров) в УНИД КФУ представляются вторые оригинальные экземпляры заявочной либо договорной документации (договоры (соглашения), заявки на грант, прилагаемые к ним сметы, расчеты и т.п.). Условия договоров (соглашений) предварительно (!) должны быть согласованы с соответствующими службами УНИД.

6. После получения подтверждения финансирования, в УНИД КФУ представляются копии свидетельствующих об открытии финансирования документов.

7. Приказом ректора по представлению проректора по науке и информатизации и на основании представления (форма 2 - в УНИД КФУ) председателя оргкомитета или руководителя структурного подразделения, организующего данное мероприятие, открывается Тема с присвоением ей соответствующего девиза.

8. С целью контроля за целевым использованием средств в УНИД КФУ представляется также программа конференции с подробным описанием мероприятий, финансируемых в рамках утвержденной сметы.

9. При проведении мероприятия без финансирования через расчетный счет университета приказ издается только на утверждение состава Оргкомитета и других организационных мероприятий. Тема в данном случае не открывается.

10. При согласии финансирующей организации оплатить иногородним участникам в рамках сметы мероприятия проезд, проживание, оформление виз и другие расходы необходимо обеспечить обязательное представление в Оргкомитет конференции следующих документов:

  • копия свидетельства о присвоении физическому лицу ИНН;
  • копия пенсионного страхового свидетельства;
  • копия паспорта с данными о прописке, номере и даты выдачи паспорта, даты рождения.

Копии документов могут присылаться иногородними участниками в Оргкомитет по факсу или по электронной почте (отсканированный вариант документов) до начала конференции, или представляться при регистрации.

На основании вышеперечисленных документов на каждого иногороднего участника заполняется Анкета (форма 3), которая вместе с копиями документов сдается в УБУ и ФК КФУ. Данные документы необходимы для расчета и оплаты подоходного налога с сумм компенсационных выплат иногородним участникам. Без наличия данных документов компенсационные выплаты иногородним участникам производиться не будут.

Компенсационные выплаты иногородним участникам производятся приказом ректора по представлению проректора по научной работе и информатизации и на основании представления руководителя Темы (форма 4 - в УНИД КФУ), а также при условии наличия заполненных анкет и согласия финансирующей организации.

При планировании компенсационных выплат за проезд и проживание необходимо учитывать нормы выплат установленным российским законодательством.

11. Смета расходов по Теме составляется в УНИД КФУ по кодам бюджетной классификации и должна полностью соответствовать статьям затрат, указанных в смете, прилагаемой к заявке в финансирующую организацию.

12. По завершении научного мероприятия в УНИД КФУ представляется отчет о результатах работы научного мероприятия и расходовании средств (с приложениями изданных материалов).

13. Отчеты о проведении мероприятий, получивших финансовую поддержку фондов, министерств и пр. организаций, представляются в соответствии с условиями грантов, договоров (соглашений).



© 1995-2012 Казанский федеральный университет